1. Verantwortliche Stelle

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Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

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Bürokratia - die virtuelle Büroassistenz
Inh. Barbara Altersberger
Bergglanzweg 8
9530 Bad Bleiberg
Kärnten, Österreich

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Telefon: +43 660 65 38 001
E-Mail: barbara.altersberger@buerokratia-va.at
Webseite: www.buerokratia-va.at

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Ich (Barbara Altersberger) bin die alleinige Verantwortliche für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO und trage die volle Verantwortung für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

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Bei Fragen oder Anliegen rund um den Datenschutz können Sie sich jederzeit unter den oben genannten Kontaktmöglichkeiten an mich wenden.

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Datenschutzbeauftragte(r):
Gemäß Art. 37 DSGVO ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten für mein Unternehmen nicht erforderlich, da ich die Voraussetzungen (keine systematische Überwachung und Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO) nicht erfülle. Dennoch stehe ich Ihnen als Ansprechpartnerin für alle datenschutzrechtlichen Anliegen zur Verfügung.

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2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

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Im Rahmen der Nutzung meiner Webseite werden nur die nachfolgenden personenbezogenen Daten erhoben und gespeichert:
 

• Kontaktdaten: Vorname, Nachname, Unternehmensbezeichnung, E-Mail-Adresse. Diese Daten werden ausschließlich im Zuge der Nutzung des Kontaktformulars erhoben und verarbeitet und dienen der Beantwortung von Anfragen.
   

Darüber hinaus wird Google Analytics als Webanalysedienst genutzt, um das Nutzungsverhalten auf meiner Webseite auszuwerten und die Benutzerfreundlichkeit sowie die Effektivität meiner Inhalte zu optimieren. Im Zuge der Nutzung von Google Analytics werden folgende Daten anonymisiert verarbeitet:
 

• Anzahl der Besucher, Seitenaufrufe, Verweildauer auf der Seite, Zugriffsquellen (z. B. Suchmaschinen, soziale Medien), geographische Herkunft (ohne IP-Adressen zu speichern), Nutzerverhalten (Klicks, Interaktionen) sowie Transaktionen zur Ermittlung von Leads und Umsätzen.
   

Wichtiger Hinweis zur Nutzung von Google Analytics: Auf dieser Webseite wird Google Analytics mit aktivierter IP-Anonymisierung (IP-Maskierung) verwendet, wodurch die letzten Ziffern der IP-Adresse des Nutzers gekürzt und somit anonymisiert werden. Dies bedeutet, dass keine vollständigen IP-Adressen gespeichert und keine Rückschlüsse auf einzelne Personen gezogen werden können. Die Informationen, die durch Google Analytics über das Nutzungsverhalten auf der Webseite generiert werden, werden an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Google unterliegt den Vorgaben des EU-US Data Privacy Frameworks und bietet dadurch ein angemessenes Datenschutzniveau.

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Widerspruchsrecht: Nutzer können der Erhebung und Verarbeitung ihrer Daten durch Google Analytics widersprechen, indem sie die entsprechende Browser-Erweiterung zur Deaktivierung von Google Analytics installieren oder die Cookie-Einstellungen der Webseite entsprechend anpassen.

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Darüber hinaus werden auf der Webseite keine sensiblen oder gesundheitsbezogenen Daten verarbeitet. Sollten im Rahmen der beauftragten Dienstleistungen (z. B. durch Aufträge von Ärzten, Apotheken oder bei der Verarbeitung von Mitarbeiterstammdaten) sensible oder besondere Kategorien personenbezogener Daten erforderlich sein, wird eine separate Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Diese Vereinbarung regelt die Modalitäten der Datenverarbeitung, einschließlich der Rechte und Pflichten beider Parteien, sowie die Gewährleistung der erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen und die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

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3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

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Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:
 

• Kontaktaufnahme und Bearbeitung von Anfragen: Ihre Angaben aus dem Kontaktformular (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Unternehmensbezeichnung) werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfragen und zur Kommunikation mit Ihnen verwendet.
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Bearbeitung von Anfragen).
   

• Vertragserfüllung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen: Die Verarbeitung Ihrer Daten ist erforderlich, um unsere vertraglichen Pflichten zu erfüllen oder Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin durchzuführen.
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
   

• Verarbeitung im Rahmen der Dienstleistungserbringung: Im Rahmen der von Ihnen beauftragten administrativen Dienstleistungen werden Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Name, Adresse, berufliche und private Informationen) sowie eventuell auch die Daten Dritter (z. B. Mitarbeiterstammdaten, Lieferanteninformationen) ausschließlich zum Zwecke der Durchführung der beauftragten Leistungen verarbeitet.
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Im Falle sensibler Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO wird eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

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• Speicherdauer: Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung besteht (z. B. sieben Jahre für steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).

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• Buchhaltung und Rechnungslegung: Zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten werden Ihre personenbezogenen Daten (Name, Anschrift, Rechnungsdaten) im Rahmen der Buchhaltung und Rechnungslegung verarbeitet.
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).
   

• Nutzeranalyse und Verbesserung des Angebots: Daten zur Nutzung der Webseite (z. B. über Google Analytics) werden genutzt, um das Angebot zu verbessern und das Nutzerverhalten auf der Webseite zu analysieren.
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Optimierung und Analyse meines Online-Angebots).
   

• Marketing und Kommunikation: Sofern Sie hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, verwende ich Ihre Kontaktdaten für Marketingzwecke (z. B. Zusendung von Informationsmaterialien).
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
   

Wichtiger Hinweis: Eine Verarbeitung sensibler oder besonders schützenswerter Daten (Art. 9 DSGVO) erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn, sie ist aufgrund eines speziellen Auftrags oder rechtlicher Verpflichtungen notwendig. In diesen Fällen wird eine gesonderte Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

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4. Weitergabe der Daten an Dritte

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Werden personenbezogene Daten an externe Dienstleister weitergegeben?
Ja, ich gebe personenbezogene Daten an externe Dienstleister weiter, um meine Dienstleistungen ordnungsgemäß erbringen zu können. Ich arbeite mit einer Reihe von ausgewählten Dienstleistern zusammen, deren Dienste und Lösungen meine ergänzen, erleichtern und verbessern. Dazu gehören Hosting- und Server-Co-Location-Dienste, Kommunikations- und Content-Delivery-Networks (CDNs), Daten- und Cyber-Sicherheitsdienste, Rechnungsstellungs- und Zahlungsabwicklungsdienste, Verantwortliche für die Registrierung von Domainnamen, Betrugserkennungs- und -präventionsdienstleister, Dienste für Web-Analytics, E-Mail-Verteilungs- und -überwachungsdienste, Dienste für Sitzungsaufzeichnungen, Fernzugriff und Leistungsmessung, Datenoptimierungs- und Marketing-Dienste, Inhaltsanbieter sowie unsere Rechts- und Finanzberater (zusammen: „Drittanbieter“).

Konkret betrifft dies die folgenden Unternehmen und Anwendungen:

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1. Webhosting und Webseitenverwaltung:
   Meine Homepage www.buerokratia-va.at wird über WIX gehostet. WIX speichert und verarbeitet dabei möglicherweise personenbezogene Daten zur technischen Bereitstellung der Webseite. Weitere Informationen zu den Datenschutzrichtlinien von WIX finden Sie unter.
    

2. E-Mail-Dienst und Kommunikation:
   Meine E-Mail-Adresse barbara.altersberger@buerokratia-va.at wird über Google Workspace verwaltet. Google speichert und verarbeitet Daten gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen. Weitere Informationen zu den Datenschutzrichtlinien von Google Workspace finden Sie hier.
    

3. Steuerberatung und Abrechnung:
   Am Ende des Jahres werden Abrechnungsdaten (Rechnungen) an meine Steuerberatungskanzlei weitergeleitet, um meine steuerlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Eine datenschutzkonforme Verarbeitung und Aufbewahrung der Daten ist durch entsprechende Verträge sichergestellt.
    

4. Buchhaltungssoftware:
   Kundendaten, die für die Abrechnung erforderlich sind, werden in den Anwendungen SEVDESK und 1TOOL gespeichert. Diese Dienstleister gewährleisten den Schutz Ihrer Daten durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen.
    

Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU:
Eine Übermittlung von Daten in Drittstaaten (wie z. B. in die USA) kann durch die Nutzung von WIX und Google Workspace erfolgen. In diesem Fall stelle ich sicher, dass diese Übermittlungen auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln oder anderer geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO erfolgen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

Falls Datenübermittlungen in Drittländer erforderlich sind, informiere ich meine Kunden vorab und hole gegebenenfalls deren ausdrückliche Einwilligung ein.

 

Rechtsdurchsetzung, behördliche Aufforderungen und Pflichten:
Bürokratia kann die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten auf behördliche Aufforderung hin, beispielsweise aufgrund einer Vorladung, eines Gerichtsverfahrens, eines Durchsuchungsbefehls oder Gerichtsbeschlusses, oder falls anderweitig nach geltendem Recht erforderlich, offenlegen oder Dritten anderweitig Zugriff gewähren, wenn wir in gutem Glauben davon ausgehen, dass wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, auch ohne Sie darüber zu benachrichtigen.

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Schutz von Rechten und Sicherheit: Ich (Barbara Altersberger) kann die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten weitergeben, wenn ich in gutem Glauben der Ansicht bin, dass dies dem Schutz der Rechte, des Eigentums oder der persönlichen Sicherheit von Bürokratia, einem meiner Nutzer oder Nutzern von Nutzern oder einem Mitglied der Öffentlichkeit dient, auch ohne Sie darüber zu benachrichtigen.

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5. Aufbewahrungsdauer

 

Die Aufbewahrungsdauer personenbezogener Daten richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften und Aufbewahrungspflichten, insbesondere gemäß der österreichischen Bundesabgabenordnung (BAO).
Allgemein gelten folgende Fristen:

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1. Vertragliche Daten: werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Nach Beendigung des Vertrags werden sie bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (i.d.R. 7 Jahre gemäß § 132 BAO) aufbewahrt.
    

2. Kontaktdaten: Die Aufbewahrung erfolgt für die Dauer des Geschäftskontakts und kann nach Ablauf einer angemessenen Frist (z.B. 3 Jahre) nach Beendigung des Kontakts gelöscht werden.
    

3. Buchhaltungsrelevante Daten: müssen für die Dauer von 7 Jahren gemäß BAO gespeichert werden.
    

4. Daten für rechtliche Zwecke: können darüber hinaus für die Dauer von 30 Jahren aufbewahrt werden, um im Falle rechtlicher Ansprüche entsprechende Nachweise vorlegen zu können.
    

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6. Rechte der Betroffenen

 

Als betroffene Person haben Sie das Recht, jederzeit Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben das Recht auf:

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1. Auskunft: Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden und, falls dies zutrifft, Zugang zu diesen Daten sowie weitere Informationen erhalten.
    

2. Berichtigung: Unrichtige oder unvollständige Daten können jederzeit berichtigt oder vervollständigt werden.
    

3. Löschung: Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, wenn deren Speicherung unrechtmäßig ist oder der Zweck der Verarbeitung nicht mehr gegeben ist.
    

4. Einschränkung der Verarbeitung: Die Verarbeitung Ihrer Daten kann eingeschränkt werden, wenn deren Richtigkeit bestritten wird oder Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
    

5. Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen.
    

6. Widerspruch: Sie können jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen, sofern sich diese auf ein berechtigtes Interesse stützt.
    

7. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Bei vermuteten Datenschutzverstößen haben Sie das Recht, sich an die österreichische Datenschutzbehörde (DSB) zu wenden.
    

Die vollständigen Rechte sowie detaillierte Informationen zu den geltenden Aufbewahrungsfristen finden sich auf der WKO-Seite zum Datenschutz​ (WKO).

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7. Verwendung von Cookies und Analysetools

 

Meine Webseite verwendet Cookies, um das Nutzerverhalten zu analysieren und das Angebot stetig zu verbessern. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und keine Viren enthalten. Bei den eingesetzten Cookies handelt es sich größtenteils um funktionale Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind, sowie um Tracking-Cookies (z.B. Google Analytics), die zur statistischen Auswertung und Analyse genutzt werden.

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Mit Google Analytics werden Leads, Nutzeraktivität, Verweildauer und Seitenaufrufe erfasst. Die Datenverarbeitung basiert auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die über das Cookie-Banner auf meiner Website eingeholt wird. Die durch Google Analytics erhobenen Informationen werden in der Regel an einen Server in den USA übertragen und dort gespeichert. Ich habe Google Analytics jedoch so eingerichtet, dass die IP-Adressen anonymisiert werden, um die Privatsphäre der Besucher zu schützen.

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Weitere Details hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

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8. Einbindung von externen Tools und Plugins

 

Auf meiner Webseite und im Rahmen meiner Dienstleistungen werden verschiedene externe Tools und Plugins eingesetzt, die personenbezogene Daten verarbeiten können. Dazu zählen:

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1. Social-Media-Plugins: Ich nutze Verlinkungen und Plugins von sozialen Netzwerken wie WhatsApp, Facebook, LinkedIn, Twitter und Instagram. Über die jeweiligen Plugins können personenbezogene Daten (z.B. IP-Adresse, Nutzungsverhalten) an die Anbieter übermittelt werden, sobald Sie diese aktivieren oder eine Verlinkung aufrufen. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch die Anbieter finden Sie in deren Datenschutzerklärungen:

   • WhatsApp Datenschutzerklärung

   • Facebook Datenschutzerklärung

   • LinkedIn Datenschutzerklärung

   • Twitter Datenschutzerklärung

   • Instagram Datenschutzerklärung
      

2. Google-Dienste: Ich setze mehrere Dienste von Google ein, darunter Google Workspace, Google Calendar, Google Analytics und Google Maps. Diese Tools helfen mir bei der Organisation und Analyse von Daten sowie bei der Verwaltung von Kontakten und Terminen.
   Informationen zu den jeweiligen Datenschutzbedingungen finden Sie hier:

   • Google Datenschutzbestimmungen
      

3. Microsoft 365 und Team-Tools: Zur internen Verwaltung und Kommunikation nutze ich Microsoft 365, Microsoft Teams, sowie Zoom und TeamViewer für virtuelle Meetings und Fernwartungen. Die Nutzung dieser Programme erfolgt zur Erfüllung von Verträgen oder auf Basis berechtigter Interessen, die eine effiziente Zusammenarbeit ermöglichen. Weitere Informationen:

   • Microsoft Datenschutzerklärung

   • Zoom Datenschutzerklärung

   • TeamViewer Datenschutzerklärung
      

4. Künstliche Intelligenz und Transkriptionsprogramme:  In meiner Arbeit verwende ich regelmäßig KI-basierte Tools wie ChatGPT, Windows Copilot sowie Transkriptionsprogramme und ähnliche Softwarelösungen. Diese Programme dienen der Effizienzsteigerung und optimieren verschiedene Arbeitsprozesse.
   Wichtiger Hinweis: Sollten Sie jedoch die Nutzung dieser KI-Lösungen für Ihren Geschäftsbereich nicht wünschen, können Sie dies jederzeit mitteilen, und ich werde deren Einsatz für Ihre Anliegen einstellen. Ohne einen ausdrücklichen Hinweis Ihrerseits gehe ich von Ihrer Zustimmung zur Nutzung aus. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt dabei gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung oder im berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

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Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU

Einige der genannten Tools und Plugins, wie z.B. Google Analytics, können personenbezogene Daten in die USA übermitteln. Mit den jeweiligen Anbietern habe ich daher entsprechende Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und, soweit erforderlich, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Standardvertragsklauseln) ergriffen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Mehr Informationen hierzu entnehmen Sie bitte den Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.

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9. Links zu anderen Anbietern und externen Webseiten

Auf meiner Webseite kann es vorkommen, dass ich Links zu externen Anbietern und Partnern setze, um Ihnen weiterführende Informationen und Empfehlungen zur Verfügung zu stellen. Diese Links können zu Dienstleistungen anderer Dienstleister führen, wie beispielsweise:

• Fotografen

• Catering-Unternehmen

• Hotels

• Software-Apps und Tools

• Buchhalter und Steuerberater

• Kostenrechner

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Derzeit ist auf meiner Webseite lediglich ein Link zum CRM-/ERP-Tool 1Tool eingebaut. Es ist jedoch geplant, mein Netzwerk an empfohlenen Dienstleistern stetig zu erweitern und auf meiner Webseite entsprechend zu implementieren.

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Ich möchte Sie darauf hinweisen, dass ich keinerlei Einfluss auf die Inhalte und Gestaltung der verlinkten Webseiten habe und für diese Inhalte auch keine Haftung übernehme. Zum Zeitpunkt der Verlinkung wurden die entsprechenden Seiten auf mögliche Rechtsverstöße überprüft. Eine permanente inhaltliche Kontrolle der verlinkten Seiten ist jedoch ohne konkrete Anhaltspunkte nicht zumutbar. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werde ich derartige Links umgehend entfernen.

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Ich empfehle Ihnen, die jeweiligen Datenschutzerklärungen der verlinkten Webseiten und Anbieter bei jedem Besuch sorgfältig durchzulesen, da für deren Inhalte und den Datenschutz ausschließlich der jeweilige Anbieter verantwortlich ist.

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Um sicherzustellen, dass Ihre Daten auch bei Drittanbietern entsprechend der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geschützt werden, wähle ich meine Kooperationspartner sorgfältig aus. Sollte es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten an Anbieter außerhalb der EU kommen, wird diese Übermittlung nur auf Grundlage geeigneter Garantien, wie den Standardvertragsklauseln oder vergleichbaren Schutzmaßnahmen, durchgeführt.

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Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für mich oberste Priorität. Ich setze alles daran, Ihre Informationen sicher und im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen zu behandeln. Bei Fragen oder Anliegen zu meinen Datenschutzpraktiken können Sie sich jederzeit an mich wenden.

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